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Head of Administration – Deutsche und Englische Sprache

Full Time Job Smart Tools 24 Email Job
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Job Description

Du hast die Fäden unseres Unternehmens in der Hand und stellst sicher, dass alle Abläufe, Termine und Projekte exakt nach Zeitplan und Anforderungen umgesetzt werden. Du bist die Schnittstelle aller Abteilungen und unterstützt den Managing Director.

Es erwartet Dich eine spannende und anspruchsvolle Tätigkeit mit folgenden Schwerpunkten:

  • Du erfasst und verwaltest, Kunden Leads, Neu- und Bestandskunden in unserem CRM System Hubspot
  • Du übernimmst die initiale Neukunden Willkommenskorrespondenz nach dem Verkauf und verwaltest und dokumentierst alle Neukunden Informationen, das Kunden Berichtswesen, inklusive des Feedbacks aus dem Vertrieb
  • Du hast Freude an der Lösungsfindung, dokumentierst alle Kundenfragen und stellst sicher das diese beantwortet und Probleme zeitnah gelöst werden
  • Du hast deinen Termin und Projektkalender im Griff, genauso wie den unseres MDs und unterstützt ihn sehr stark in Sachen To Do Management
  • Du behältst den Überblick über den gesamten Ablauf des Kunden Onboarding Prozess, der Implementierung der Software und die Pflege und den Ausbau von Kundenbeziehungen und gewährleistet, dass alle To Dos und Termine eingehalten werden
  • Du arbeitest eng mit anderen Abteilungen zusammen und Ihr führt Kundenprojekte gemeinsam zum Erfolg
  • Du entwickelst und implementierst gemeinsam mit unserem Management Team die zukünftigen effizienten Arbeits- und Kommunikationsprozesse
  • Du sorgst für hohe Kundenzufriedenheit durch effiziente Administration aller Prozesse, bist zentraler Ansprechpartner für die verschiedenen Teams und übernimmst die Verantwortung für die Bearbeitungsqualität

Unsere Erwartungen an dich:

  • Du bist ein Organisations- und Kommunikationstalent und hast Erfahrung mit dem CRM System Hubspot und Hubspot‘s automatisierter Workflow Marketing Funktionalität
  • Du hast ein Talent für Multitasking und besitzt ein effektives Zeitmanagement
  • Du arbeitest sehr eigenständig und strukturiert in einem dynamischen, kooperativen Umfeld, in dem offene Kommunikation und Teamspirit großgeschrieben werden
  • Du bist die Schnittstelle zwischen, und erleichterst unserem Sales – , Marketing – und Management Team den Alltag, indem Du sie durch Prozessplanung und der Bearbeitung der Korrespondenz und vieler weiterer Aufgaben des „Daily Business“ den Rücken frei hältst
  • Deine notwendige Gelassenheit, schnelle Auffassungsgabe, systematische und akkurate Vorgehensweise macht es dir leicht, alle Termine und To Dos gleichzeitig im Blick zu haben
  • Du dokumentierst Ergebnisse detailliert und gewissenhaft in unserem CRM System Hubspot
  • Du arbeitest zielorientiert, exakt und zuverlässig und bist Service und Detail orientiert
  • Du motivierst mit Deinem souveränen Auftreten, Organisationstalent und Engagement deine Kollegen tagtäglich neu und bist dir deiner Vorbildfunktion bewusst
  • Du hast ein offenes Ohr für Dein Team und Freude an der Übernahme von Verantwortung
  • Es fällt Dir leicht Kollegen an ausstehende To Dos zu erinnern und sie kollegial zum Erreichen der Zielsetzungen zu motivieren
  • Einsatzbereitschaft und Engagement zeichnen Dich aus
  • Dass es manchmal hoch hergeht, stört dich nicht – im Gegenteil: Du liebst „Action“ und verstehst es, die richtigen Prioritäten zu setzen
  • Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer Administrativen Management Rolle
  • Du hast sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse

Wir bieten Dir

  • ein innovatives Unternehmen auf Wachstumskurs, das hohe Marktrelevanz mit viel Raum für Weiterentwicklung verbindet
  • ein international erfahrenes Führungsteam
  • eine Teamkultur, die Anspruch an die Exzellenz der eigenen Arbeit mit Kooperation und dem Willen, neue und innovative Lösungen zu finden, verbindet
  • eine attraktive, leistungsgerechte Vergütung
  • Eine aufgeschlossene Kultur, die Unterschiede schätzt
  • Selbstständiges Arbeiten auf hohem Niveau mit unbefristetem Vertrag

Du bist interessiert? Dann kontaktiere uns!

Bewirb Dich mit Deinen vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse). Bei allen Fragen unterstützt Dich Bettina.

Sende deine Bewerbung an bettina@arbeiteninkapstadt.com

Required skills

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